Das « Rotary Club Management System » (nachfolgend « Polaris » oder « Plattform ») wird auch Harmony genannt und ist eine Initiative des
Vereins Rotary Medien Schweiz-Liechtenstein (nachfolgend « VRM » )c/o Juris Treuhand AGIndustriestrasse 476304 ZugSWITZERLAND+41 (0)43 299 66 25info@rotary.ch
In den vorliegenden allgemeinen Geschäftsbedingungen versteht sich unter:
« Rotary International »: Die Dachorganisation von Rotary, welche die nationalen Gliederungen logistisch und strukturell unterstützt;
« Rotary »: Die Organisationen von Rotary im Bereich eines Distriktes, welche Polaris verwenden (nachfolgend « Rotary » oder « Wir »);
« Benützer »: Alle Mitglieder (eingeschlossen Mitgliedskandidaten oder andere eingeladene Nicht-Mitglieder) eines auf der Plattform Polaris eingetragenen rotarischen Clubs oder Distrikts, der mit der Eintragung Benutzerrechte erhalten hat.
« Schutz der Privatsphäre »: Ein Dokument auf unserer Webseite zu Ihren persönlichen Daten und deren Verwendung durch Rotary.
Die Benützung unserer Dienstleistungen ist immer mit Rechten und Pflichten verbunden, die in den vorliegenden allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend « Bedingungen ») aufgeführt sind. Ein Bezug auf die vorliegenden Bedingungen versteht sich immer auch auf einen Bezug zum Dokument « Schutz der Privatsphäre ». Eine Abweichung von den vorliegenden Bedingungen ist nicht zulässig. Von den allgemeinen Geschäftsbedingungen kann nur im schriftlich festgehaltenen gegenseitigen Einverständnis abgewichen werden. Solche besonderen Bestimmungen gelten nur für die bezeichneten Abweichungen. Die übrigen Bestimmungen der Bedingungen bleiben unverändert in Kraft.
Die vorliegenden Bedingungen gelten sowohl für Rotary wie für die Benützer. Sie gelten als Benützer, sobald sie den Dienst beanspruchen, unabhängig davon, ob Sie sich vorgängig eingetragen haben oder nicht. Bei der Benützung des Dienstes wird einfach angenommen, dass sie die vorliegenden Bedingungen zur Kenntnis genommen haben und ausdrücklich die endgültige und ausschliessliche Anwendung der Bedingungen anerkennen. Stellen Sie also sicher, dass Sie diese gelesen und alle Begriffe verstanden haben.
Rotary behält sich vor, die Bedingungen jederzeit zu ändern. Die Benützer werden von solchen Änderungen informiert.
Mit Polaris will Rotary die Digitalisierung der Mitgliederverwaltung in Club und Distrikt vorantreiben welche Polaris verwenden und die Information der Mitglieder vertiefen. VRM ist zuständig für Entwicklung und Betrieb dieser Plattform.
Polaris erfüllt in erster Linie eine wichtige Rolle bei der Verwaltung von Clubs und Distrikten mit verschiedenen Dienstleistungen wie einer Agenda der Veranstaltungen, einem System für Versammlungen oder einem für die Verwaltung der Versammlungsberichte usw. Polaris stellt entsprechend für die Inhalte ein Content Management System (CMS) zur Verfügung, eine Art virtuellen Arbeitsplatz, der es den Benützern erlaubt, Inhalte hinzuzufügen oder abzuändern oder sie gegebenenfalls zu löschen.
Ausserdem sichert Polaris die Verbindung zwischen Clubs und lokalen Distrikten einerseits und der nationalen Rotary-Organisation anderseits. Die Plattform ermöglicht es, die Mitgliederlisten zu führen, zugänglich für Berechtigte wie die Mitglieder von Rotary. Diese Mitgliederlisten ermöglichen effiziente Kommunikation zwischen Mitgliedern und zwischen Mitgliedern und ihren Clubs, Distrikten oder nationale Rotary-Organisationen. Sie finden alle Angaben bezüglich Ihrer persönlichen Daten auf unserem Dokument zum Schutz der Privatsphäre.
Die Mitgliederliste ermöglicht es Rotary seine Aufgaben wirkungsvoll zu erfüllen. Rotary verwendet die Plattform für die Verbreitung allgemeiner Mitteilungen und des Directorys. Rotary muss sich mit den obgenannten Vorgängen nicht befassen, sondern benützt die Datenbank für die ihr zugewiesenen Aufgaben.
Ferner dient Polaris auch für die Verbindung zwischen Clubs und lokalen Distrikten einerseits und Rotary International anderseits. Die Zugehörigkeit eines Clubs zu Rotary International bedingt einen Austausch von Daten mit Rotary International.
Obgenanntes Ziel und Zweck von Polaris können jederzeit durch Rotary geändert oder ergänzt werden.
3.1 Zugang und Eintragung
Der Zugang zur Plattform Polaris steht zum Teil allen Internetbenutzern offen. Das Login für den Zugang zum Mitgliederbereich ist aber auf vorgängig eingeschriebene Benützer beschränkt. Jedes Mitglied eines Rotaryclubs kann sich grundsätzlich im Polaris einschreiben.
Die Anmeldung auf der Plattform verlangt die einmalige und individuelle Schaffung eines Benutzerprofils. Jeder Rotary-Club benennt einen Verantwortlichen für den Zugang und den Eintrag seiner Mitglieder im Polaris. Dieser legt die erforderlichen Daten für die Verbindung fest, nämlich den Namen des Benützers, seine e-mail-Adresse und das Passwort. Jeder eingetragene Benützer hat ein nicht ausschliessliches und nicht übertragbares Recht auf Benützung. Im Allgemeinen gilt dieses Recht für die Dauer der Zugehörigkeit zu Rotary.
Das Recht auf Benützung endet automatisch mit dem Ende der Zugehörigkeit zu einem Rotaryclub. Das Recht auf Benützung kann auch jederzeit unabhängig von der Zugehörigkeit zu einem Rotaryclub befristet oder endgültig entzogen werden, wenn ein Benützer die geltenden Geschäftsbedingungen, andere vereinbarte Bedingungen oder das geltende Gesetz verletzt oder entgegen dem vorausgesetzten guten Glauben handelt. Eine solche Kündigung kann ohne vorangehende Mahnung erfolgen. Ferner kann Rotary jederzeit einseitig beschliessen, die Plattform befristet abzuschalten, die Benützung zu begrenzen oder sie ganz zu schliessen, wenn dies erforderlich ist, um den ordentlichen Betrieb und die Sicherheit von Polaris zu gewährleisten. Eine solche Abschaltung führt nie zu einem Recht auf irgendwelche Entschädigung.
Jedes Benützer-Profil ist immer streng persönlich und vertraulich. Es ist unzulässig, eine Benützung mit dem Benützer-Profil eines anderen Benützers zu eröffnen oder zu teilen. Ein Benützer darf sein Profil einem Dritten nicht abtreten. Jeder Benützer ist gehalten, die Vertraulichkeit seines Profils zu wahren, etwa durch die Wahl des Passwortes. Dem Benützer wird empfohlen, immer Vorsicht walten zu lassen, wenn seine Zugangsdaten Dritten offengelegt werden können. Jeder Benützer hat Rotary zu informieren, wenn er eine Verletzung der Vertraulichkeit seines Profils feststellt, damit die notwendigen Massnahmen ergriffen werden können.
Wir legen grossen Wert auf die Urteilsfähigkeit unserer Benützer, insbesondere der minderjährigen Benützer. Deshalb setzen wir ein Mindestalter von fünfzehn (15) Jahren voraus, um die Plattform benützen zu können.
3.2 Benützer-Profil
Die wichtigste Vorbedingung für ein Nutzrecht ist die Erstellung eines Benützer-Profils. Dieses umfasst im Wesentlichen alle notwendigen Angaben über die Benützer, kann aber nachträglich durch Rotary, den Benützer selbst oder beauftragte Dritte und Benützer ergänzt werden. Was die Verarbeitung der persönlichen Daten anbetrifft verweisen wir auf unser Dokument zum Schutz der Privatsphäre.
Jeder Benützer bestätigt, dass er davon Kenntnis genommen hat, dass andere Benützer von Polaris sein Benützer-Profil und ergänzende Angaben einsehen können. Im Wesentlichen ist der Benützer selbst zuständig für allfällige Ergänzungen, Änderungen, Berichtigungen oder Beseitigung seiner Daten. Für jeden Zusatz zum Inhalt der Plattform ist der Benützer selbst verantwortlich, namentlich bezüglich Vollständigkeit, Genauigkeit und Richtigkeit der auf der Plattform verbreiteten Informationen. Rotary ist nicht gehalten, die Angaben daraufhin zu überprüfen.
Der Benützer verfügt entsprechend über die notwendigen Mittel, um Änderungen anzubringen und so die Verbreitung unerwünschter Daten zu verhindern. Sollte sich dies als ungenügend erweisen, kann der Benützer auch die Einsicht in seine Daten teilweise begrenzen, indem er einmal verbunden Änderungen bei den privacy settings anbringt (Vertraulichkeits-Parameter). Zudem hat Rotary Vorkehren getroffen, um gegebenenfalls den Zugang zu einzelnen Seiten der Plattform nur eigens Berechtigten vorzubehalten.
Kurz: der Benützer ist allein und voll verantwortlich für alle Inhalte, die er der Plattform beifügt, einschliesslich Vollständigkeit, Genauigkeit, Berechtigung und Aktualisierung. Rotary behält sich jedoch das Recht vor, unangemessene Inhalte von der Plattform zu beseitigen und wendet dabei weitgehendes freies Ermessen mit Blick auf den Zweck von Polaris an. Wenn ein Benützer anderen Benützern ausdrücklich Zugriff auf alle Inhalte seines Profils erlaubt, ist Rotary für Handlungen dieser Benützer nicht haftbar.
Jeder Benützer verpflichtet sich, Polaris nur im Rahmen von Zielen und Zweck dieser Plattform zu verwenden, wie sie in den vorliegenden Geschäftsbedingungen festgehalten sind. Der Benützer verpflichtet sich, das ihm erteilte Recht nur nach Treu und Glauben zu nutzen. Entsprechend darf er sein Benützer-Profil nicht für unstatthafte Vorhaben verwenden, Übertretungen eingeschlossen.
Die Benützer haben sich aller Handlungen zu enthalten, die den allgemeinen Zugang zur Plattform behindern oder die Zuverlässigkeit und Sicherheit der Plattform beeinträchtigen könnten. Der Benützer verpflichtet sich, keine Manipulation vorzunehmen, welche die Infrastruktur der Plattform Polaris übermässig belastet.
Der Benützer ist haftbar für alle Viren oder schädlichen Daten, die er zur Plattform Polaris hinzufügt. Jeder diesbezügliche Verstoss muss Rotary gemeldet werden.
Jeder Benützer ist allein und persönlich für alle Inhalte verantwortlich, der er zu Polaris hinzufügt. Entsprechend muss jeder Benützer darauf achten, dass solche Inhalte die öffentliche Ordnung, die guten Sitten, das geltende Recht oder die Rechte Dritter und anderer Benützer nicht verletzen, dem „üblichen Verhalten“ entsprechen und die Rechte Dritter auf Geistiges Eigentum wahren. Unter üblichem Verhalten versteht sich unter anderem der Verzicht auf Lügen, übler Nachrede oder Diskriminierungen. Rotary ist nicht gehalten, diesbezüglich Informationen im Voraus zu prüfen.
Die Benützer haben ferner die Rechte anderer Benützer zu wahren. Kein Benützer darf Inhalte oder Angaben anderer Benützer systematisch oder on grossem Stil sammeln. Auch haben sich alle Benützer auf Polaris nicht bewilligter Werbebotschaften oder illegalen Marketings zu enthalten.
Der Benützer muss sich aller Handlungen enthalten, welche die vorliegenden Geschäfts-Bedingungen oder Treu und Glauben der Polaris-Plattform verletzen. Rotary haftet nicht Fall solche Handlungen oder für Schäden, die daraus für Dritte oder andere Benützer entstehen.
Jede Form unangemessenen Verhaltens führt zu Sanktionen gegen den Benützer. Rotary behält sich ein weitgehendes freies Ermessen für angemessene Massnahmen vor, einschliesslich dem Recht, dem Benützer das Benutzungsrecht ohne weiteres Vorgehen sofort zu entziehen. Auch kann Rotary (ausser-)rechtliche Schritte ergreifen, um Wiedergutmachung für erlittene Schäden zu erhalten.
Rotary verpflichtet sich, alle erforderlichen rechtlichen und technischen Massnahmen zu ergreifen, um den geregelten Betrieb und die Sicherheit der Plattform zu gewährleisten. Rotary betrachtet die Plattform realistisch und hält daher hiermit ausdrücklich fest, dass eine Haftung in den nachfolgenden Fällen nicht geltend gemacht werden kann. Die Plattform Polaris wird so wie sie ist zur Verfügung gestellt; jeder Benützer ist sich bewusst, dass er sie auf eigene Gefahr benützt.
Dementsprechend kann Rotary nicht garantieren, dass die Plattform jederzeit zugänglich ist, oder dass kein Unterbruch oder keine Betriebsstörung auftreten kann. In solchen Fällen sucht Rotary das Problem so rasch wie möglich zu beheben. Rotary kann somit nicht haftbar gemacht werden für unmittelbare oder indirekte Schäden aufgrund von Unterbrüchen oder Störungen. Rotary kann auch nicht haftbar gemacht werden für Handlungen von Benützern oder Dritter, unabängig davon, ob es sich dabei um eine unerlaubte oder missbräuchliche Benützung der Plattform handle oder nicht. Trotz allen angemessenen vorbeugenden Massnahmen sind Verlust, Diebstahl, unzulässiger Zugriff, unerlaubte Änderung oder andere schädliche Beeinträchtigungen bei Daten eines Benützers nicht undenkbar. Rotary haftet dafür nicht.
Möglicherweise enthält die Plattform Links zu Webseiten Dritter. Diese Seiten sind völlig unabhängig von Polaris; ihre Erwähnung bedeutet nicht, dass Rotary sie empfiehlt oder billigt. Da Rotary solche Webseiten weder inhaltlich noch technisch kontrolliert, ist Rotary auch nicht haftbar für allfällige Schäden, die aus der Benützung externer Webseiten erwachsen.
Rotary haftet nicht für Inhalte, welche der Benutzer auf die Polaris hochgeladen und / oder dort publiziert hat.
Die Benützung der Plattform wird durch den VRM von der Schweiz aus den Distrikten aufgrund der Zahl ihrer Clubs jährlich pauschal verrechnet. Wie die Distrikte dies ihren Clubs oder den Mitgliedern weiter verrechnen ist jedem Distrikt freigestellt.
Die Bezahlung erfolgt derzeit per Banküberweisung, könnte aber künftig auf der Polaris-Webseite erfolgen.
Polaris umfasst Daten und Dokumente von Rotary, Benützern und von Dritten, die vom geltenden Gesetz über Geistiges Eigentum geschützt werden. Mit Geistigem Eigentum ist das Recht von Autoren, von Marken, das Recht auf Zeichnungen und Modelle und das Recht auf Datenbanken und andere bestehende Rechte auf Geistiges Eigentum umfasst.
Die Benützung von Polaris umfasst keinesfalls die Abtretung der Rechte auf Geistiges Eigentum an den Benützer. Die Benützung der Daten und der geschützten Dokumente ist auf den generellen Zweck von Polaris beschränkt, wie er den Allgemeinen Geschäftsbedingungen umschrieben ist.
Benützer, die Inhalte zum Polaris hinzufügen erklären ausdrücklich, dass sie über die erforderliche Bewilligung dazu verfügen. Für alle Inhalte, die dem Recht auf Geistiges Eigentum unterliegen, ermächtigt der Benützer Rotary zur Nutzung dieser Inhalte im Rahmen einer nicht ausschliesslichen, übertragbaren und gebührenfreien weltweiten Bewilligung.
Diese Bewilligung endet nicht automatisch mit dem individuellen Benützungsrecht; dies bedeutet, dass der Inhalt grundsätzlich für Rotary und die Benützer sichtbar bleibt. Rotary verpflichtet sich, diese Bewilligung auf persönliches schriftliches Ersuchen eines ehemaligen Benützers von Polaris zu beenden. Dies verlangt den Rückzug des Inhalts, der dann für andere Benützer nicht mehr einsehbar ist.
Jeder Benützer muss sich jeder Verletzung des Rechts auf Geistiges Eigentum enthalten, ausser In Fällen, wo eine solche erlaubt worden ist. Auf jeden Fall muss der Benützer die Hinweise und/oder Mitteilungen bezüglich des Rechts auf geistiges Eigentum intakt lassen.
8.1 Allgemeines
Die vom Benützer gelieferten persönlichen Daten werden von Rotary gesammelt und behandelt. Rotary versichert seinen Benützern, dass es dem Schutz der Privatsphäre und der persönlichen Daten, empfindlichen oder nicht, grösste Bedeutung beimisst; Rotary verpflichtet sich, dazu stets klar und transparent zu kommunizieren. Rotary verpflichtet sich ferner, die diesbezügliche Gesetzgebung zu beachten, insbesondere die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). In unserem Dokument zum Schutz der Privatsphäre finden sie weitere Angaben.
Rotary verarbeitet die persönlichen Daten solange als es für die Dienstleistung erforderlich ist. Sobald der Benützer auf den Dienst verzichtet, beendet Rotary die Nutzung der persönlichen Daten, ausser um sie zu beseitigen oder Daten an den Benützer zurückzusenden.
Soweit als möglich hilft Rotary dem Benützer, seiner Pflicht bezüglich der Anforderungen des Betriebs zu Rechten betroffener Personen nachzukommen: Recht auf Zugang, Änderung, zur Löschung, zu Berichtigungen, zu Einspruch, zu Begrenzung der Verarbeitung, zur Übertragbarkeit der Daten sowie zum Recht, nicht Gegenstand eines automatischen individuellen Beschlusses zu sein (Profilierung eingeschlossen). Rotary International RI bewahrt gewisse Daten verstorbener oder ausgetretener Mitglieder als Information für Mitglieder auf: Name, Vorname, Geburtsdatum.
Rotary ist berechtigt, eine oder mehrere Kopien oder Backups der persönlichen Daten zu erstellen; diese geniessen denselben Schutz wie die Originaldaten.
Rotary registriert die Verarbeitung der Daten für den Benützer schriftlich. Das Register kann in digitaler Form vorliegen. Es umfasst alle Angaben gemäss Artikel 30.2 der Grundverordnung zum Datenschutz.
Rotary gewährleistet einen begrenzten Zugriff seines Personals auf persönliche Daten nur soweit, als dieser Zugriff für den ordentlichen Betriebsablauf der Dienstleistung erforderlich ist. Das Personal von Rotary unterliegt überdies der Pflicht zur Vertraulichkeit bezüglich der Verarbeitung persönlicher Daten. Rotary verpflichtet sich, sein Personal über die gesetzlichen und vertraglichen Bestimmungen zum Schutz der Privatsphäre zu informieren.
8.2 Vertraulichkeit
Kraft der Datenschutz-Grundverordnung ist Rotary gehalten, die in seinem Dienst behandelten persönlichen Daten vertraulich zu behandeln. Diese Pflicht zur Vertraulichkeit gilt gleichermassen für das Personal von Rotary wie für allfällige Auftragnehmer und deren Personal.
Die Pflicht zur Vertraulichkeit beginnt mit der Inbetriebnahme der gespeicherten Backups der Benützer-Daten durch Rotary.
Die Pflicht zur Vertraulichkeit ist nicht anwendbar, wenn Rotary persönliche Daten aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder eines Gerichtsentscheids einer Kontrollbehörde anzugeben hat, wenn die Angaben bereits veröffentlicht worden sind oder wenn der Benützer einer Weitergabe zugestimmt hat.
8.3 Sicherheitsmassnahmen
Aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet sich Rotary, technische und organisatorische Massnahmen zu ergreifen (nachfolgend Sicherheitsmassnahmen), um persönliche Daten vor Vernichtung, Verlust, Betrug, Verbreitung, nicht erlaubtem Zugriff oder jedem andern unzulässigen Gebrauch, absichtlich oder unabsichtlich, zu schützen.
Diese Sicherheitsmassnahmen gewährleisten ein Sicherheitsniveau, das dem aus der Verarbeitung der Daten erwachsenden Risiko entspricht. Um angemessene Sicherheits-massnahmen festzulegen, berücksichtigen die Beteiligten die verfügbare Technik, die Kosten der Anwendung sowie die Art, Tragweite, Zusammenhang und Zweck der Datennutzung und die Bedrohung von Rechten und Freiheiten der Betroffenen.
Rotary bemüht sich mit allem vernünftigen Aufwand sicherzustellen, dass seine Systeme und Dienste zur Datenverarbeitung den Anforderungen an Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität, und Belastbarkeit genügen, unter Berücksichtigung des Standes der Technik und der Kosten der Anwendung.
8.4 Bekanntgabe einer Datenverletzung
Gemäss der DSGVO benachrichtigt Rotary den Benützer so schnell wie möglich von jeder Verletzung der persönlichen Daten, spätestens aber 24 Stunden nach Kenntnisnahme. Diese Benachrichtigung wird mit allen nützlichen Unterlagenergänzt, die es dem Benützer ermöglichen, diese Verletzung dem Beauftragten für Datenschutz oder Betroffenen anzuzeigen. Rotary muss dem Benützer folgende Angaben machen: die Art der Daten-Verletzung, die Gruppe und die ungefähre Zahl der betroffenen Personen, die Sparte und die ungefähre Zahl der persönlichen Daten, die möglichen Folgen des Datenmissbrauchs, die ergriffenen Massnahmen, um dem Datenmissbrauch zu begegnen und mögliche schädliche Folgen zu mindern.
Auf Verlangen des Benützers zeigt Rotary die Datenverletzung im Namen des Benützers der Kontrollstelle zu rasch wie möglich an, wenn immer möglich innert 72 Stunden nach Feststellung der Verletzung, es sei denn, dass die vorliegende Verletzung die Rechte und Freiheiten von Personen nicht beeinträchtige.
Der Benützer entscheidet, ob eine Datenverletzung der Datenschutzbehörde oder den von der Verletzung betroffenen Personen anzuzeigen ist.
8.5 Vergabe von Aufträgen
Rotary muss sicherstellen, dass alle Auftragnehmer dieselben Garantien bezüglich angemessener technischer und organisatorischer Massnahmen geben, damit die Datenverarbeitung den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung genügt, insbesondere dem Artikel 32 der DSGVO.
Im Falle höherer Gewalt ist Rotary nicht gehalten, seine Verpflichtungen gegenüber Dritten, die Benützer eingeschlossen, einzuhalten. Unter Höherer Gewalt ist jede Lage zu verstehen, die nicht von Rotary beeinflusst werden kann und die Einhaltung seiner Verpflichtungen ganz oder teilweise verhindert. Diese Abweichung von der Einhaltung seiner Verpflichtungen gilt nur während des Andauerns Höherer Gewalt.
Die vorliegenden Geschäftsbedingungen unterliegen ausschliesslich europäischen Recht, mit Belgien als Referenz. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten sind die Gerichte des Kantons Zürich (Schweiz).
Polaris TCBLx-DE-1.1.docx- January 2021
